Etika Berkomunikasi di Kantor

DI ERA teknologi informasi seperti sekarang, alat komunikasi telah menjadi kebutuhan pokok semua orang. Banyak profesi yang bergantung dengan alat yang satu ini.

Kini, hampir semua perusahaan menyediakan alat kemunikasi yang sepadan. Hal ini dilakukan untuk mempermudah dan mendukung tugas para karyawannya. Biasanya, fasilitas uang pulsa disediakan guna memudahkan komunikasi mereka terkait dengan pekerjaan. Umumnya, alat komunikasi di kantor adalah telepon, e-mail (internet), dan faksimile. Penggunaannya memang mudah, tapi ada aturan untuk memanfaatkan teknologi tersebut.

"Aturan itu berupa aturan yang tidak tertulis. Jarang ada manajemen yang membuatnya secara tertulis. Tapi, tetap saja penting untuk dipatuhi dan diperhatikan agar tidak jadi bahan perbincangan di tempat Anda bekerja," kata Kate Lorenz, konsultan karier dari Amerika Serikat. Satu hal yang paling utama adalah memisahkan antara komunikasi untuk pekerjaan dan kebutuhan berinteraksi pribadi. Tidak etis menggunakan alat komunikasi di kantor untuk kepentingan personal karyawan.

Aturan pertama adalah telepon. Alat komunikasi ini adalah alat berinteraksi yang paling umum. Namun, telepon tidak bisa digunakan untuk setiap pembicaraan. Sebaiknya, Anda menggunakan telepon untuk mengawali pembicaraan penting sebelum memulai komunikasi melalui alat lainnya.

Bila ingin melakukan negoisasi yang cukup panjang, atau pembicaraan yang lama, jangan memanfaatkan fasilitas telepon. Akan lebih baik jika bertemu langsung dengan orang yang berkepentingan.

"Selain lebih efisien, bertemu langsung dengan orang yang berkepentingan untuk membicarakan sebuah hal dengan panjang dan detail penting. Tujuannya agar kita bisa mendapatkan semua informasi yang diperlukan dengan jelas. Pertemuan langsung juga akan mengasah kemampuan berbicara kita dengan baik. Selain itu, kita bisa menjalin hubungan yang lebih baik dengan bertemu langsung," tutur Kate.

Selain telepon, e-mail atau hal lain yang berkaitan dengan internet bisa digunakan untuk mengirim pesan kepada siapa saja, baik pesan pribadi maupun dinas. Namun, disarankan jangan menggunakan e-mail kantor untuk membicarakan pesan-pesan pribadi. Lebih baik Anda membuat e-mail tersendiri untuk urusan di luar kantor. Adapun e-mail kantor khusus untuk pesan-pesan rersmi dan kepentingan pekerjaan.

"Ini agar tidak tercampur saja antara pekerjaan dengan keperluan pribadi. Selain itu, untuk memudahkan saja. Ketika kita tidak berada di kantor atau dalam kondisi dimana Anda tidak bisa membuka e-mail dan harus meminta tolong teman, tidak perlu khawatir persoalan pribadi bakal terkuak karena telah dipisah," ingat Kate.

Namun, dia menyarankan, bila ingin mengirim pesan resmi seperti surat perjanjian, penawaran kerja sama atau kontrak bisnis, sebaiknya tidak melalui e-mail. Surat-surat resmi seperti ini pada etiknya dikirimkan melalui pos maupun mesin faks. Pertama, untuk memberikan kesan lebih sungguh-sungguh menghormati, dan kedua, perjanjian atau kontrak membutuhkan sesuatu yang konkret untuk ditandatangani.

Demikian juga dengan faksimile. Mengirim pesan lewat mesin ini juga ada aturannya. Jangan memanfaatkan faks untuk mengirim pesan yang tebalnya lebih dari 10 halaman. Gunakan mesin faks untuk pemberitahuan atau undangan yang bersifat resmi. Sebaiknya, hindari juga pengiriman surat yang bersifat rahasia, dokumen berwarna seperti brosur atau foto. Gunakan teknologi ini untuk mengirim pesan dinas secara singkat, padat, dan jelas. Selain itu, gunakan kertas berlogo perusahaan sebagai tanda bahwa itu untuk kepentingan bisnis.

Untuk pengiriman pesan atau dokumen yang membutuhkan tanda tangan dan berkas-berkas asli, Anda bisa gunakan jasa pos maupun jasa kurir. Ini penting agar lebih terjamin kerahasiaan dan kemanannya.

sumber ; http://lifestyle.okezone.com